会議後のToDo・報告・共有文をAIで作る｜プロンプトと完成例

会議の後にToDoを登録し、上司へ報告し、チームへ変更を知らせる。同じ会話を何度も読み直しているなら、一つの文字起こしから、読み手別の下書きを作る方法を試してみてください。

Nottaなら録音を文字にして要約するところから進められます。会社で利用を認められた汎用AIへ、文字起こしを渡す方法もあります。この記事では、担当別ToDo・上司報告・共有文の違いを、同じ入力で見ます。

元の文字起こしと依頼文を見る

次は8月28日の会議を想定した架空の記録です。時刻はこの例の発言位置です。

22:18 田中：A案で進めます。料金表と導入日程の初稿は、私が9月4日17時までに作ります。佐藤さん、確認をお願いします。
22:40 佐藤：顧客への説明は9月6日から9月8日へ変更します。
23:10 田中：作業が重なるので、担当1名の追加を部長にお願いしたいです。9月1日までに判断してほしいです。
23:30 佐藤：初稿は9月4日に確認します。法務への確認依頼は9月5日までに送ります。

増員の承認や、法務側の確認完了日は、この記録にありません。AIへは次のように頼みます。

この文字起こしから、担当別ToDo、上司への短い報告、チーム共有文を作ってください。
決定、依頼、未確認を区別し、根拠となる発言時刻を付けてください。
担当者、期限、完了条件は、入力にある範囲で書いてください。
どこにも送らず、下書きだけを作ってください。

ToDo・上司報告・共有文の完成例

ToDoは「田中／初稿作成／9月4日17時（22:18）」「佐藤／初稿確認／9月4日、法務への依頼／9月5日（23:30）」です。上司には増員の判断、チームには説明日の変更を伝えると、同じ記録でも次の行動が分かりやすくなります。

「9月5日までに依頼する」を「9月5日に法務確認が終わる」と書くと、約束が変わってしまいます。期限が何の作業にかかるかを元の発言で確かめましょう。

決定と依頼・未確認を分ける

5項目は記録を読みやすくするための目安です。空欄をAIに埋めさせるのではなく、分かる作業は残し、不足する箇所だけ確かめます。たとえば、増員依頼は書けても、新しい担当者名は承認後に決まる情報です。

工程	AIに任せやすい	人が確定する
記録	文字起こし、話題分け	録音可否、保存範囲
決定抽出	決定候補、保留候補	本当に合意したか
タスク	5項目の下書き	担当、期限、完了条件
上司報告	結論・影響・依頼の草案	承認事項、数値、表現
関係者共有	相手別の文面	宛先、公開範囲、機密情報
外部連携	登録形式への変換	実行・送信の承認

Nottaで録音・要約する場合の手順と無料枠

Nottaで会議を文字にしたら、名前と数字が合っているか、相手への約束を取り違えていないかを原音で確かめます。標準のAI要約で会話の要点をつかみ、今回のような相手別の文面が必要なら、内容を指定して整えます。上の依頼文は汎用AIにも渡せる例で、Notta標準テンプレートそのものではありません。

Nottaによると、無料プランは月120分、1回の文字起こしは3分までです。AI要約は月10回。長い会議の全文を無料枠だけで扱えるとは限りません。文字起こしをWord等のファイルでダウンロードする機能は、プレミアム以上と必要な編集・ダウンロード権限が条件です。

録音の可否と、会社で許可された入力先・共有先に従ってください。出力した文面は、宛先と重要な約束を見てから反映します。下書きを作ることと、外部ツールへ自動登録することは別です。

複数会議へ広げたいとき

「先週から説明日がどう変わったか」「前の会議で残った課題は何か」。複数の会議を見直すならNotta Brainが候補です。Notta内の会議や資料を指定して質問できます。

Brainは通常Nottaとは利用枠が別で、フリーは月1,000クレジット。会議録を参照する質問・回答には100クレジットを使います。詳しい使い方は複数会議と資料を調べる方法へ進めます。

次の会議で、担当者が動けたか、上司が判断できたかを振り返ると、ひな形の直す場所が見つかります。毎回の測定を増やすより、曖昧だった項目を一つ直すところから進めましょう。