会議の録音からAIで報告書を作る方法｜要点のまとめ方とプロンプト例

会議の録音があれば、AIに決定事項や担当者を拾ってもらい、上司向けの報告書の下書きに使えます。発言順の記録から、結論と影響を先に伝える報告へまとめます。決まったことと未決のことを分け、上司への依頼を添えるのがポイントです。

目指すのは、会議に出ていない上司も要点をつかめる1枚です。依頼文と完成例を見ながら、数字や期限を元の発言で確かめる流れをつかみましょう。

録音から1枚の報告書へ

文字起こし → 必要な事実を拾う → 上司向けの5欄へ整理 → 原音確認 → 依頼と期限を添えて共有。決まっていない価格や担当者は、推測で埋めず未決・未設定として残します。

録音から報告書を作る流れ

01録音目的と共有範囲を合意する

02事実抽出決定・数字・担当・期限を拾う

03再構成上司が判断する5欄へ並べる

04原文確認重要箇所だけ元の発言と照合する

05共有依頼と期限を明示して渡す

Nottaなら、会話の文字起こしと、要点・決定事項・タスクの整理を一つの流れで進められます。AIが用意した下書きから、上司へ伝える情報を選ぶ使い方です。録音・保存先・共有範囲は、会社の規程と参加者への説明、必要な同意に沿って決めてください。

AIへ渡すプロンプトと、文字起こしの例

すでに文字起こしがあるなら、次のように頼めます。報告の目的が「予算承認」か「状況共有」かも添えると、拾う情報を絞れます。

以下の会議の文字起こしから、上司向け報告書の初稿を作ってください。
目的：試験提供に必要な開発要員の投入可否を判断してもらう。
上司が要点をつかめる1枚を目安に、次の5欄へ整理する。
1. 結論  2. 業務への影響  3. 決定事項  4. 未決事項  5. 依頼事項
事実、参加者の意見、承認待ちの案を分ける。
発言にない担当者・期限・数値は補わず「未設定」と書く。
各欄には根拠となる発言時刻を添える。
入力材料：以下の文字起こしを続ける

説明用の新機能提案会議なら、入力する発言の断片は次のようになります。

00:42 司会「まず既存顧客向けに試験提供する方向で合意とします。正式提供を決めたわけではありません。」

02:10 開発担当「試験には開発2名を4週間確保する必要があります。その場合、既存改善の着手が後ろ倒しになる可能性があります。」

03:25 営業・佐藤「営業側で、8月31日までに試験参加候補の3社へ意向を確認します。」

04:50 司会「正式価格は顧客ヒアリング後に再判断しましょう。」

05:30 司会「開発2名を試験へ投入できるか、上司には8月29日17時までの回答をお願いします。」

1枚にまとめる上司向け報告の5欄

結論: 会議の結果を一文で。承認前なら「案」「方向性」と明記する。
影響: 売上、費用、納期、人員、顧客、品質に、どんな影響があるか。
決定事項: 会議内で合意した内容だけ。担当者と期限も添える。
未決事項: 決まっていない理由と、判断に足りない情報を示す。
依頼事項: 上司に求める承認・指示・支援と回答期限を明記する。

上司向け報告書の完成例

SAMPLE OUTPUT新機能提案会議の上司向け報告（架空例）

結論: 既存顧客向けに試験提供する方向で合意。正式提供は未決。（00:42）
影響: 開発2名を4週間確保する必要があり、既存改善の着手が後ろ倒しになる可能性がある。（02:10）
決定: 営業・佐藤が8月31日までに、試験参加候補3社へ意向を確認する。（03:25）
未決: 正式価格。顧客ヒアリング後に再判断する。（04:50）
依頼: 開発2名の試験投入について、8月29日17時までに可否を回答いただきたい。（05:30）

見直す箇所：人数・期間・担当・期限と、正式提供や価格が未決である点を、上の発言と照らし合わせます。

担当者や期限が発言にない場合は「未設定」と残し、報告前に参加者へ確かめます。「A案がよさそう」という意見を「A案に決定」と変えないことも大切です。

Nottaの無料版は月120分でも、1回の文字起こしは3分までです。長い会議全体を無料版で仕上げられるとは限りません。短い音声で使い方を確かめ、普段の会議時間に合うプランを選ぶ場合は、Nottaの料金と利用上限をご覧ください。

議事録と上司向け報告書は目的が違う

議事録は、会議で何が話されたかを参加者が振り返るための記録です。一方、上司向け報告書は、会議に出ていない人が状況をつかみ、承認や指示、支援が必要かを判断するための資料です。

比較する点	議事録	上司向け報告書
主な読み手	会議の参加者	会議に出ていない上司・決裁者
並び順	議題や発言の順	結論と判断の順
詳細さ	経緯を追える程度	判断に必要な事実へ限定
必須項目	決定・保留・ToDo	影響・依頼・期限・根拠
読後の行動	内容を確認する	承認する、指示する、支援する

たとえば、「顧客から追加開発の相談があり、技術側と納期を検討した」だけでは、上司は何をすべきか分かりません。「追加開発は受ける方向。現行案件は2週間遅れる見込み。本日中に納期変更の承認がほしい」と書けば、判断すべきことがはっきりします。

数字・担当者・決定事項を、元の発言で確かめる

文字起こしを全部清書するより、報告に関係する箇所から確認しましょう。発言時刻を残すと、必要な部分を探しやすくなります。

金額、件数、割合、日付、期限
顧客名、商品名、人名、部署名
決定と提案、正式提供と試験提供の区別
担当者と作業内容の組み合わせ
「しない」「できない」「条件付き」など、意味を変える表現

「今月は実施しない」が「今月実施する」になっていれば、文章が自然でも内容は逆です。曖昧な音声や食い違う発言は、原音や参加者の確認へ戻ります。

Nottaによると、AI要約をコピーしたり、ファイルで出力したり、外部サービスと連携したりできます。ただし、Web版のみの操作や、閲覧・編集などの権限が必要な機能があります。自分の環境で使える範囲を確かめてください。

依頼と回答期限を添えて共有する

状況共有だけなら、承認が不要であることを添えます。判断を頼む場合は、依頼内容と回答期限、根拠を見る場所を示しましょう。上の例なら、開発要員の投入可否と「8月29日17時」が依頼の中心です。

会議中に決められる範囲と、上司の承認が要る範囲を分けておけば、試験の方向性に合意しただけで正式提供も決まった、と伝わるのを防げます。

1回の会議ならNotta、複数資料ならNotta Brain

報告の材料が1回の会議だけなら、まずNottaの文字起こしと要約で十分かもしれません。

過去の会議や関連資料まで確認する必要がある場合は、Notta Brainが候補になります。

状況	先に試す候補	理由
1回の会議から報告を作る	Notta	録音・文字起こし・要点整理・元の発言の確認が中心
複数の会議で決定事項がどう変わったかを追う	Notta Brain	会議を横断して比較する必要がある
会議とPDFを合わせて報告する	Notta Brain	異なる資料を同じ問いで整理したい
短い会議が月1回程度	既存ツール	導入・運用コストの方が大きい場合がある
社外クラウド保存が不可	利用しない	承認済み環境を優先する

Nottaによると、Brainでは複数の会議や、アップロードした文書・画像をまとめて調べられます。必要に応じてWeb検索の結果も使えます。参照できる情報や外部検索の範囲は、設定と権限で変わります。

次の会議で、直しやすいところを一つ見つける

次回も同じ型を使うなら、追加で聞かれたことや、直すのに手間がかかった箇所を振り返ってみましょう。所要時間の記録もできますが、毎回細かく測る必要はありません。

担当者が抜けやすいなら会議中に名前を明示し、数値を間違えやすいなら数字をゆっくり読み上げる。見つけた点をプロンプトや会議の進め方へ反映すると、次の報告を作りやすくなります。

複数の会議やPDFも材料になるなら、Notta Brainの対応資料を確認できます。NottaとBrainの有料枠は別なので、必要な資料の範囲に合わせて選びましょう。