会社に導入するAI議事録ツールの選び方｜精度・費用・共有・安全性

AI議事録ツールを比べようとすると、文字起こしの精度、対応言語、要約、連携、セキュリティ、料金など、確認したい項目が次々に出てきます。比較表を丁寧に埋めても、自社に合うツールを決められないことは珍しくありません。

こんなときは、比べる順番を変えてみましょう。先に決めたいのは製品名ではなく、会議後にどこまで作業を終えたいかです。

文字起こしが最も正確なツールが、会議後の仕事を最も減らせるとは限りません。比べたいのは、会議が終わったあとに、決定事項と担当者・期限が付いたToDoをまとめ、必要な人へ共有できるかどうかです。ここまでを同じ基準で試すと、自社に合う候補を絞りやすくなります。

まず、確認済みの議事録、担当者つきのToDo、前回からの変更点など、会議後にほしいものを一つ選びます。一つの会議を文字起こしして要点を整理したいならNotta、複数の記録から過去の決定を探したいならNotta Brainが候補です。

まず、会議後に何が欲しいか決める

ツールを比べる前に、普段使っている議事録を一つ用意します。良い見本がなければ、次の4項目を入れたひな型を作りましょう。

• 決定事項：会議内で明確に合意した内容
• 保留事項：まだ決まっていない論点と次に必要な情報
• ToDo：行動、担当者、期限
• 要確認：人名、数字、期限、聞き取りにくい箇所

共有先と共有のタイミングも決めます。たとえば「会議終了から30分以内に、参加者だけが見られる場所へ置く」といった具合です。この見本を試験の採点基準にします。ツールごとに議事録の形式を変えてしまうと、公平に比べられません。

用途と料金から候補を絞る

会議一回の文字起こしが欲しいのか、過去の会議までまとめて探したいのかで、必要な製品は変わります。2026年9月1日時点の公式情報を基に、最初に見る項目をまとめました。

訪問先や電話の記録も残したい方は、NottaとPlaudの比較で、今のPC・スマホで足りるか、専用録音端末を持つ価値があるかを比べられます。

スマホでは表を横にスクロールできます。料金と利用枠は申込前に公式画面で再確認してください。

会議が月に数回で、現在の会議サービスから要約を取り出せるなら、新しい契約は不要かもしれません。会議サービスが混在する、一人あたりの記録量が多い、共通テンプレートで議事録を残したいならNottaを試します。さらに、過去の会議やPDFをまたいで質問したい場合だけNotta Brainを加えます。

Nottaの無料版を実際の会議本数へ置き換えたい方は、Nottaの料金・評判・精度で、1回3分の上限と有料版の年間総額を確認できます。

Teams・Google Meetの標準機能とNottaを同じ条件で比べる手順は、NottaとTeams・Google Meetの比較で確認できます。

NottaとNotta Brainは名前が近くても、同じ料金にすべて含まれるわけではありません。Notta Brainの無料枠は1,000クレジット、有料枠は8,000クレジットと案内され、Notta本体の有料プランとは別に扱われます。文字起こしの費用と横断検索の費用を分けて予算を作ってください。

Notta本体とNotta Brainを別々に検討するなら、Notta Brainの無料版・有料版と通常のNottaとの違いで、どちらを先に試すか整理できます。

今の会議ツールで足りるか、先に試す

Meet・Teams・Zoomで足りないことが分かってから、専用ツールを比べます。

第1段階：今ある会議環境で足りるか

• Google Meetでは、対象のWorkspaceエディションで文字起こしを利用でき、結果は主催者のGoogle Driveに保存されます。
• Microsoft Teamsには、会議の録音・文字起こし機能と、誰がそれらを開始できるかを管理する設定があります。
• Zoom AI Companionのミーティング要約は、話し合った内容と次のステップをまとめ、メールやZoom Chatで共有できます。

すでに会社でこれらを契約し、管理者が保存先と権限を把握しているなら、まずは自社でよくある会議を3回試します。会議数が少なく、会議ごとの要約だけで十分なら、専用サービスを追加しない選択もあります。

第2段階：不足が明確なら専用ツールを比べる

Nottaでは、会議ごとの文字起こし結果を要約できます。Notta Brainは、複数の議事録や資料をまとめて検索し、フォルダー、録音データ、PDFなどを対象に質問できるサービスです。

次のどれかに当てはまるなら、専用ツールを候補に加えます。

• 社外の複数会議サービスから記録を集めたい
• 部署で共通の要約テンプレートを使いたい
• 過去の会議や資料を横断して変更履歴を探したい
• 発言の根拠箇所へ短時間で戻りたい
• 会議数が多く、転記作業が定例化している

「AIが高性能そう」という印象では決めません。今の会議ツールでは足りない機能を一つ特定し、それを補えるサービスだけを候補にします。

Nottaの有料版を選ぶ場合は、プレミアムとビジネスの比較で、記録を録る・直す・読む人数と年額を確認できます。

同じ会議で、入力から共有まで比べる

入力：自社の会議を正しく取り込めるか

オンラインか対面か、使う言語、専門用語や人名の多さ、会議室で話者を区別できるかを確認します。公開デモだけで判断せず、自社でよくある会議を使って確かめてください。

精度は全文の一致率だけで判断しません。人名、金額、日付、期限、商品名、否定表現など、誤ると困る箇所を10件ほど選び、誤変換があった件数と、録音を聞き直す必要があった件数を数えます。

出力：会議後の仕事まで終わるか

要約が読みやすくても、決定と提案が混ざり、ToDoに担当者や期限がなければ手直しが残ります。見本にした議事録と同じ4項目を出せるか、決まっていない項目を「未設定」として残せるかを見ます。

横断検索が必要な会社は、同じ案件について行った過去3回の会議を選び、「前回から変更された条件」を質問します。回答の根拠になった会議へ戻れるかどうかも採点します。

共有：必要な相手だけへ届くか

メールで全文を送るのか、リンクだけを送るのかを決めます。社外参加者にも自動共有されるのか、主催者だけに届くのか、管理者が公開範囲を制限できるのかも確認してください。意図しない相手へ自動共有される候補は外します。

試験中は自動共有を最小にし、内容と宛先を確認してから共有します。顧客会議でいきなり全参加者へ要約を送る運用にはしません。

管理：保存先と削除方法を説明できるか

管理者が、少なくとも次の点を説明できる状態にします。

• 録音、文字起こし、要約はどこに保存されるか
• 誰が閲覧、共有、削除できるか
• 退職者や異動者のデータをどう扱うか
• 保存期限や自動削除を設定できるか
• 契約終了時にデータを削除できるか
• 外部のAIモデルや連携先へ何が渡るか

セキュリティ認証のロゴだけで判断せず、自社が実際に扱う顧客情報と照らします。法務・人事・採用に関する、機密性の高い情報を含む会議は、一般的な社内定例とは分けて導入の可否を決めます。

総費用：月額以外の時間も数える

ツール料金に加え、初期設定、確認、教育、管理に使う時間を数えます。

たとえば、1回の会議で整理時間が15分短くなっても、毎回10分の修正が必要なら、実際に減るのは5分です。月4回しか使わない部署では、アカウント管理の手間が効果を上回ることもあります。一方、毎日10件の商談がある部署なら、1件あたり数分の差でも、積み重なると大きな時間差になります。

3種類の会議で試す

1回だけでは、音声の状態や参加者に結果が左右されます。自社でよくある3種類の会議を一つずつ選びましょう。

1. 少人数のオンライン定例
2. 固有名詞と数字が多い顧客商談
3. 会議室とオンラインが混ざる会議

すべてを5点満点で採点するより、「導入に必須」「あれば便利」「満たさなければ見送り」に分ける方が判断しやすくなります。たとえば、外部共有を管理者が制限できることは必須条件、話者アイコンの見た目は「あれば便利」な条件に入れます。

部署へ入れる前に、ここだけは外さない

管理者が使わず、現場だけで選ぶ

現場の担当者は文字起こしの使いやすさを判断できますが、契約、保存、権限、退職者対応には管理部門の確認が必要です。試験導入では、実際に使う人と管理者の両方に評価してもらいます。

一番高機能なプランから始める

使わない機能にも設定作業が必要になり、利用者への教育も増えます。最初は一つの部署、一つの用途、一つのテンプレートに絞り、効果を確認できた機能に限って利用範囲を広げます。

AI要約を正式記録へ自動で上書きする

AIが提案を決定事項として書いたり、担当者を推測したり、数字を聞き違えたりする可能性があります。下書き、確認済み、正式版の状態を分け、最初の1か月は人が確認する工程を残します。

料金だけを比較する

安くても修正と転記に時間がかかれば、総費用は下がりません。高くても使わない機能が多ければ過剰です。月額と「月の会議後処理に使う合計時間」を合わせて評価します。

導入判断を1枚にまとめる

試した結果は、候補ごとに長い説明を書かず、次の表にまとめます。

判断欄	書く内容
対象部署・会議	誰が、どの会議で使うか
議事録に必要な項目	決定・保留・ToDo・要確認
現状時間	録音確認、清書、転記、共有の合計
試験結果	3回の平均時間と重要な誤り
必須条件	保存、権限、共有、削除
総費用	料金、設定、確認、教育
結論	導入、条件付き導入、見送り
次回評価	1か月後に何を測るか

「導入する」と決めても、最初から全社へ広げません。まずは一つの部署で1か月使い、議事録が仕上がるまでの時間、修正件数、ToDoの抜け、問い合わせ件数を確認します。

導入後に測ること

導入後は、清書の時間、ToDoの漏れ、過去記録を探す時間のうち一つだけを、導入前後で比べます。項目を増やすと、ツールの効果を切り分けにくくなります。

NottaとNotta Brainを選ぶ目的は、会議の録音を増やすことではありません。Nottaなら1回の会議から要点・決定・タスクを整理できます。Notta Brainなら、蓄積した記録から次の判断に必要な情報を探せます。

ここまでできれば、AI議事録ツールを録音の保存だけでなく、会議後の仕事にも使えます。一つの会議を整理したいならNotta、複数の記録から過去の決定を探したいならNotta Brainと、目的に合う方を選んでください。

最終チェックリスト

• 比較に使う議事録の見本を一つ決めた
• 既存の会議環境で足りるか試した
• 同じ3つの会議を使って候補を比べた
• 数字、期限、固有名詞の誤りを数えた
• 自動共有の宛先と範囲を確認した
• 保存先、権限、削除方法を説明できる
• 料金以外の確認・教育時間を数えた
• 導入しない会議を決めた
• 1か月後の評価項目を決めた

専用サービスを検討するのは、今の会議ツールだけでは足りない場合です。この手順で比べれば、どの製品がよいかだけでなく、自社に新しい議事録ツールが必要かどうかも判断できます。