見積書の比較表をNotta Brainで作る｜PDF2枚から問い合わせ文まで

見積書を2枚開いて、金額や注意書きをExcelに写していませんか。設置費は別なのか、古い物を引き取ってもらえるのか。表ができたら、今度はそれぞれの会社への問い合わせ文を考える。見積を比べるだけでも、やることがありますよね。

その表作りと問い合わせ文の下書きを、Notta Brainに頼めます。 2社のPDFを添付して「金額と作業内容を並べて」と依頼し、出てきた表を見て「撤去費も聞きたい。質問文を作って」と続ける。別の画面へ資料を貼り直さず、同じチャットで頼めるのが便利です。

どんな表を頼めばよいか、続けてどう質問すればよいか。会議用モニターの見積を使って、やり方を見ていきましょう。

安く見えるA社も、設置を頼むと21万円

以下は説明のために作った見積です。続く比較表や質問文も含め、実際のNotta Brainの出力ではありません。金額はすべて税抜です。

モニター代だけならA社は18万円ですが、設置も頼むと21万円です。B社との差は1万円。さらに、今回は古いモニターも撤去してほしいので、その費用を聞かないと支払う総額は分かりません。

納期も気になります。A社の「10営業日」、B社の「2週間」は、モニターが届く日でしょうか。それとも設置が終わる日でしょうか。会議室を使いたい日が決まっているなら、ここも聞いておきたいところです。

1．2社の見積PDFをNotta Brainに添付する

まず、それぞれの会社から最後に届いた見積を用意し、有効期限が切れていないか見ます。「A社_会議室見積.pdf」「B社_会議室見積.pdf」のように名前を付けておくと、AIの回答と元の資料を見比べやすくなります。

会社の見積書を使うときは、Notta Brainへ添付してよい資料か、社内規程や取引先との秘密保持の取り決めを確かめてください。社名を消せば使えるとは限りません。操作だけ試すなら、上の見積内容をそれぞれ短いPDFにすれば十分です。

1. NottaのWeb版で「Notta Brain」を開きます。
2. チャット欄のクリップアイコンを押し、2社のPDFを選びます。
3. 添付したファイル名を見て、下の依頼文を入力し、送信します。ファイルだけでなく、質問文も必要です。

文書は一度に最大3ファイル、添付全体で32MB以下です。この操作はモバイルアプリ版には対応していません。また、ここで添付した資料はNottaのライブラリへ自動保存されないので、元の見積は手元に残しておきます。

2．金額・設置費・撤去・納期を表にしてもらう

「どちらがおすすめ？」と聞く前に、見積に何が書かれているかを並べてもらいましょう。次の文をコピーし、ファイル名と頼みたい作業を書き換えて使えます。

A社_会議室見積.pdfとB社_会議室見積.pdfを比較してください。
同じ機種の会議用モニター1台の納入・設置・接続と、古いモニターの撤去を頼みたいと考えています。

次の項目を、A社とB社を横に並べた表にしてください。
・モニターの型番と台数
・モニター代と、税抜か税込か
・設置や接続にかかる費用
・撤去を頼めるか、その費用はいくらか
・納期。いつから数えて、何が終わるまでの日数か
・見積の有効期限

ファイル名、ページ番号、金額や作業内容が書かれた短い原文も添えてください。
書かれていない項目は「記載なし」、読めない箇所は「判読できず」としてください。
記載がない作業を、無料や料金に含まれるものとして扱わないでください。

今回の見積なら、注目したいのは次の4行です。実際に届いた見積を比べるときは、モニターの型番・台数・見積の有効期限も表に残してください。

スマートフォンでは表を左右にスクロールできます。

表が出たら、元のPDFを開き、金額、別料金の記載、納期の文言が合っているか読み比べます。AIが示すページ番号や引用も間違うことがあります。数字がかすれて読めない場合は、推測で埋めず、見積先から鮮明な資料をもらってください。

3．撤去費と作業日を、それぞれの会社に聞く

表を見ると、両社とも「撤去まで頼んだら総額はいくらか」「いつから会議室を使えるか」がまだ分かりません。ここまで読めたら、同じチャットで質問文も頼めます。

A社とB社へ送る質問文を、それぞれ短く作ってください。古いモニターの撤去も頼みたいので、対応できるかと、撤去を含む税抜・税込の総額を聞いてください。○月○日までに設置と撤去が終わるかも聞いてください。他社の名前や見積金額は書かないでください。

相手へ送る文章は、例えばこのくらいにまとめます。

A社には、対象外の作業も頼めるかを聞きます。B社には、撤去が含まれているかを聞きます。書かれていないことまで「対象外」と決めつけないのがポイントです。宛名、モニターの型番、希望日を入れ、質問が元の見積と食い違っていないか読んでから送ってください。

比較表を作ってもらった後は、PDFを添付し直さずに、問い合わせ文も頼めます。表を作って終わりではなく、その内容を使って次の文章も頼める。 見積を読むたびに問い合わせを考えている人には、ここがうれしいところです。

届いた回答は比較表に書き足し、撤去も含めた総額と、設置が終わる日を上司に伝えれば、発注の相談に使えます。追加費用の足し算はExcelや電卓でも確かめ、仕上げた表と各社の回答を元の見積と一緒に保存してください。

まずはNotta Brainに、比較表を作ってもらおう

短い見積2枚で、項目も同じなら、Excelへ直接入力する方が早いこともあります。書式の違う見積を何度も読み返し、問い合わせ文も毎回考えているなら、Notta Brainに一度頼んでみてください。

まずは上のモニター見積をPDF2本にして、表作りから問い合わせ文まで頼んでみましょう。金額を一つずつ写す作業と、メールを白紙から書き始める作業を、Notta Brainにどこまで任せられるか試せます。無料プランにも使える量の上限があるので、毎月の仕事に使う前に、無料枠と料金を見ておきましょう。