AIでPDFの新旧比較をする方法｜変更点を対応表にまとめる

改定版の手順書が届き、「どこが変わったか確認して」と頼まれる。新旧PDFをAIに渡して要約すると、読みやすい説明はできても、期限の変更や例外条件が抜けることがあります。

作りたいのは、改定版の要約ではなく、旧版の何が新版でどう変わり、誰が何を直すかが分かる対応表です。差分を探す作業と、業務上の意味を考える作業を分けると、AIの説明を原文で確かめやすくなります。

この記事は業務手順書や商品資料の確認を扱います。契約の有効性などの専門判断を、PDFの差分やAIの説明だけで決めるための手順ではありません。

最初に「本当に比べる二つ」を確定する

ファイル名の末尾に「最新版」とあっても、比較対象として正しいとは限りません。次の情報を原本から控えます。

確認する情報	記録例・架空
文書名と対象	社内備品の申請手順／国内営業所向け
旧版・新版の版番号	第2版／第3版
適用開始日	第3版は10月1日以降の申請から
付属資料	別紙の申請書、例外申請一覧も対象
ページの数え方	PDFの表示ページと、紙面に印刷されたページ番号を併記

本社向けと営業所向けを比べたり、本文だけを見て別紙の変更を落としたりすると、精密に比較しても仕事の答えはずれます。発行元が示す改定履歴があれば、照合用の材料として一緒に保存します。

テキストを拾えるPDFか、先に確かめる

本文を選択してコピーできるかを確認し、表や脚注を少し抜き出して読みます。コピーできても、二段組みの左右がつながる、表の列順が崩れる、脚注が別の項目へ入ることがあります。

画像として保存されたPDFは、文字認識をしてから扱うか、画像比較の結果を人が読みます。日付の「1」と「7」、否定の「ない」など、一文字で意味が変わる部分は画像の原本で確認します。読めなかったページを、変更なしに含めないことが大切です。

AdobeのAcrobat Pro公式ヘルプでは、二つのPDFの比較結果をレポートにし、文書種別やテキストのみの比較を選ぶ手順が案内されています。スキャン文書では画像を比較する設定もあります。すでに使える比較機能があるなら、差分の抽出に利用し、その結果の整理をAIに頼む方法を選べます。

差分を拾う道具と、意味を整理する道具を選ぶ

新旧の記述を質問しながら変更一覧へ整理したいなら、Notta Brainを試す価値があります。 PDFを読み込んで質問できるので、コピーした文章を何度も貼り直す手間を減らせます。一方、一文字の変更や図版の差を網羅的に見たい場合は、Acrobat Proの比較機能が先です。

必要な成果	道具の選び方
細かな文字・図版の差分を洗い出す	PDF比較機能を使い、比較結果を確認する
期限・対象・承認者の変更を説明付きで整理する	Notta Brainに新旧資料と比較項目を渡す
実施担当と期限を管理する	確認済みの内容をExcelなどの対応表へ移す

Nottaのファイル分析ヘルプでは、Web版でPDFを含む文書を一度に最大3ファイル、合計32MBまでアップロードできます。今回なら旧版・新版の2ファイルで始め、次の比較依頼文を使えます。無料版で出力を確認し、繰り返し使う量に応じて有料版を検討してください。料金とNottaとの契約の違いも整理しています。

最初の評価は、原文で答えが分かっている期限変更を一つ拾えるか、該当箇所へ戻って照合できるかで行います。AIの変更一覧を、そのまま差分の完全な検査結果にはしません。

「変わった文章」と「対応が必要な変更」を分ける

次は、備品申請手順の架空の改定です。ページ番号も例です。

項目	旧版の記載	新版の記載	対応の考え方
申請期限	利用日の3営業日前まで	利用日の5営業日前まで	案内文と申請フォームの注意書きを直す
承認者	所属長	所属長。ただし共用備品は管理担当	共用備品の承認経路を分ける
表記	申込み	申し込み	表記変更として記録し、業務変更と分ける
旧版の別紙参照	別紙2を参照	記載なし	別紙が廃止されたとは断定せず発行元へ確認

表が収まらない場合は、左右に動かして読めます。

AIには、この右端の案を作ってもらえます。ただし、「記載が消えた」と「制度が廃止された」は同じではありません。見つからなかった理由には、章の移動、統合、別資料への移管もあります。

一方、「3営業日前から5営業日前」は見逃すと準備日程に影響します。文字数の大きな変更から読むのではなく、期限、金額、対象、例外、承認者の変更を先に見ます。

原文へ戻れる形でAIに抽出を依頼する

会社の資料を入力できる環境で、必要な範囲だけを渡します。抽出済みテキストを使う場合も、どの版・ページから取ったものかを付けてください。

新旧の備品申請手順を比較し、変更一覧を作成してください。
各行に、項目、旧版の記載、新版の記載、両方のページ・見出し、
変更の種類、業務への影響案、要確認事項を付けます。

期限・対象・例外・承認者の変更を先に示してください。
片方で見つからない場合は「該当箇所未確認」とします。
削除・廃止・義務化など、原文が示さない意味を補わないでください。
読み取れない箇所と比較対象に含めていない別紙を最後に列挙してください。

結果にページだけが書かれていたら、短い該当文と見出しも追加してもらいます。ページ番号は改定でずれることがあり、同じページ同士を比べるだけでは対応関係を見失うためです。

対応表には「確認できたこと」と「提案」を別々に残す

確認担当者が原文を読んだ後で、実施する作業へ変換します。ここを一つの自由記述欄にすると、AIが提案した対応が正式決定に見えることがあります。

対応表の一行・架空例

変更の事実: 申請期限を3営業日前から5営業日前へ変更。旧版PDF 4ページ、新版PDF 5ページの「申請期限」で確認。
適用: 10月1日以降の申請。発行元の改定通知で確認。
対応案: 社内案内とフォームの注意書きを更新する。
決定・担当: 管理担当の確認待ち。更新担当と実施日は未決。

全行を「対応済み」にすることが目的ではありません。差分確認済み、判断待ち、実施待ち、実施済みを区別すれば、誰に返せばよいかが分かります。影響がない表記変更も記録に残し、読み手が「見落とされたのか」と迷わないようにします。

確認が長引くときの切り分け

違いが多すぎる場合は、改行・フォントなどの体裁変更と、内容変更を分けます。内容が別の章へ移っただけなら、「移動」として旧位置と新位置を残します。

変更がほとんど出ない場合は、本当に同じ版を二回渡していないか、画像ページが比較から落ちていないかを見ます。結果が空であることだけでは、変更なしとは判断できません。

業務への影響が分からない場合は、無理にAIに結論を出させず、質問を具体化します。「共用備品だけ承認者が変わるので、通常備品の申請経路は現行どおりか」のように、原文と判断が分かれる点を示して発行元へ確認します。

同僚が次の作業へ進める対応表にする

PDF比較機能やNotta Brainから得た結果は、原文と照合してから担当者へ渡します。重要な変更の原文と対応先がそろい、受け取った同僚が「どこを読んで何をすればよいか」分かることが、今回の完成条件です。