AIでPDFの新旧を比較する方法｜Notta Brainの依頼文と変更一覧

新しい手順書が届いたので、古いPDFと並べて確認する。違う箇所は見つかっても、「では、社内の案内はどこを直せばいい？」と考えると、また読み返すことになる。改定のたびに、この作業に時間を取られていませんか。

Notta Brainには、新旧のPDFを添付して「申請期限はどう変わった？」と質問できます。 変更点を表にしてもらい、そのまま「社員への案内文も考えて」と続けて頼めます。

ここでは、編集部が用意した架空の備品申請手順書を使い、比較表と案内文まで作る流れを紹介します。Notta Brainは、細かな文字や図の違いをすべて検出する比較専用ソフトではありません。一文字ずつの違いも確認したい場合は、Acrobat Proなどの比較機能と使い分けてください。

新旧のPDFから、変更と対応案を一つの表にする

この例なら、聞きたいのは「期限と承認者がどう変わったか」です。Notta Brainに表へまとめてもらえば、PDFの該当箇所を確かめながら、案内文や申請フォームを直せます。

1. 新旧を添付版を分けたPDFを2つ渡す。
2. 比較する項目を指定期限・承認者・様式を表にする。
3. 原文を確認して対応案内文やフォームを直す。

1．旧版と新版の2ファイルをWeb版へ添付する

ファイル名は「備品申請_第2版.pdf」「備品申請_第3版.pdf」のように分けておきます。別の部署の手順書を混ぜないように、資料名と、いつから使う版なのかも確認してください。

1. Notta Web版で「Notta Brain」を開きます。
2. チャット欄のクリップアイコンから旧版と新版のPDFを選びます。
3. 添付ファイル名が表示されたら、下の比較依頼文を入力して送信します。ファイルだけでなく、質問文も一緒に入力します。
4. 回答を確認し、使う結果をコピーして自分の保存先へ残します。

文書は一度に最大3ファイル、合計32MBまで添付できます。今回は新旧の2ファイルを使います。直接添付したファイルは今のチャット内で使うものなので、後で必要になる比較結果はコピーして保存しておきます。

会社の資料を使う場合は、外部サービスへ入れてよいものか確認してください。操作だけ試すなら、冒頭の例に合わせて短いPDFを二つ作れば十分です。

2．「違いを教えて」ではなく、比較したい項目を渡す

どちらが旧版で、何を比べたいのかも一緒に伝えます。次の依頼文を使い、ファイル名や項目を自分の資料に合わせて変えてください。

添付の第2版を旧版、第3版を新版として比較してください。
対象は、申請期限・対象者・承認者・例外条件・申請様式・別紙への参照です。
項目ごとに「旧版の原文とページ／新版の原文とページ／変更の説明／対応案」を表にしてください。
原文の記載と、あなたが考えた対応案を分けてください。
本文に見つからない項目は「確認できず」とし、廃止されたとは推測しないでください。

「期限と承認者を比べて」と絞ると、必要な箇所を探しやすくなります。回答だけでは元の文章が分からない場合は、「新旧それぞれの申請期限の文章も見せてください」と聞き足します。

3．変更一覧を確認し、対応案まで同じ資料から考える

例えば、こんな表にまとめます。これは説明用に作った例で、Notta Brainの実際の回答ではありません。

回答がPDFの内容と合っているか確認したら、「この変更に合わせて、社内案内で直す箇所を挙げてください」と続けます。同じチャットで、比較した後の仕事まで頼めるのが便利なところです。

同じ資料から、社員向け案内の下書きを作る

続けて「この表から、社員向けの短い案内文を作ってください。未記載の開始日や様式は補わないでください」と頼みます。上の資料なら、次のような文に整理できます。

新しい手順書では、備品申請の期限が利用日の5営業日前に変わります。共用備品の承認者は管理担当です。適用開始日と申請様式は要確認です。

変更を見つけるだけでなく、関係者へ伝える文章まで同じチャットで進められます。適用開始日が分かったら案内へ追記し、実際に直す担当者と期限は社内で決めます。

Excelなどの管理表へ移すときも、AIが出した案と社内で決めた内容は欄を分けておくと、引き継ぐ人が判断しやすくなります。

文字を読み取れないPDFや、細かな違いも見落とせない場合は？

かすれたスキャンや複雑な表は、日付や脚注を読み間違えることがあります。まず、自分で変更点を知っている箇所を一つ聞いてみてください。うまく読めないなら、鮮明なPDFを用意するか、比較ツールで違いを調べます。

契約書などは、AIが挙げた変更点だけで結論を出さず、原文を担当者が確認してください。Notta Brainには、読む箇所を探したり、比較メモを作ったりする仕事を手伝ってもらいます。

無料で比較を試し、使う量に合わせてプランを選ぶ

Brainの無料枠は月1,000クレジットです。短い新旧PDFから比較を試し、残りのクレジットを見ながら使えます。比較表や案内文までに使う量は操作によって変わります。毎回の比較で使うようになり、無料枠では足りなくなったら有料版を検討すれば大丈夫です。料金と通常のNottaとの違いはこちらにまとめています。

数行だけの比較なら、自分で見た方が早いこともあります。改定のたびに長い資料を読み、関係者への説明まで作っているなら、一度試してみてください。変更点を調べ、案内文を直すまでの作業が、どのくらい楽になるか確かめられます。