会議・調査データから報告資料を作る｜AIへの依頼文と1枚の完成例

会議録と調査資料がそろっていても、そのまま並べると「何を判断してほしいか」が伝わらないことがあります。AIには、結論案と、その理由・リスクを同じ根拠から整理する仕事を任せましょう。

Notta Brainなら、複数の会議と外部資料を指定して質問し、報告資料の下書きへ進められます。この記事では、試験提供を判断してもらう1枚を、短い資料から作る流れを見ます。

同じ題材の会議録と資料をそろえる

以下は編集部の架空例です。営業部長へ「既存顧客2社に試験提供するか、9月2日までに判断してほしい」という資料を作ります。

D1：8月7・21・28日の社内定例。既存顧客3社のうち2社が試験利用に関心を示した。主要要望は現行機能で試せる。 D2：正式版工数表PDF。p1は開発2名が必要で、既存改善の着手が最大2週間遅れる可能性。p2は4週間の限定試験案。 D3：確認メモPDF p1。顧客データの保存条件は法務が8月31日までに確認予定。部長へ9月2日までの判断を依頼。対象2社・開発2名の投入は未承認。

Notta内の会議3件と、外部PDF2件を使う設定です。会議で話した事実と、資料にある制約が一緒に見えるようにします。

管理項目	確認する内容
資料名	会議名、文書名、データ名
対象期間	いつからいつまでの事実か
正式版	下書きではなく確定版か
所有者	内容を確認できる担当者は誰か
公開範囲	誰が閲覧・共有できるか
用途	結論、根拠、反対材料のどこに使うか

賛成・反対・未確認を分ける依頼文

D1の会議と、D2・D3の資料を使い、試験提供の判断資料を作ってください。
結論案、賛成する根拠、反対または慎重に見る材料、未確認、依頼の順にします。
各主張へD1〜D3と該当箇所を付け、提案と決定を区別してください。
資料間で条件が食い違う場合は統合せず、違いを示してください。

「需要がある」と広げるより、「3社中2社が関心を示した（D1）」と書けば、どこまで分かっているかが伝わります。開発の余裕があるとは書かず、D2の人員と遅延の可能性も残します。

根拠メモから1枚へまとめた完成例

根拠メモは、たとえば「主張：2社限定の試験を提案／根拠：3社中2社に関心／参照元：D1／反対材料：開発2名が必要（D2）／未確認：保存条件（D3）」です。

結論の2社・4週間は提案です。顧客の関心を、契約や正式な試験参加の合意へ読み替えません。D3の保存条件も確認予定であり、すでに解決した条件にはしないでください。

Notta Brainへ会議と外部資料を渡す方法

Notta Web版からBrainを開き、チャットの「@」で会議やフォルダーを指定します。外部PDFはクリップから添付します。上の例なら、社内定例3件をNotta内で選び、D2とD3の2ファイルを添付する流れです。

Nottaによると、直接添付の文書は一度に最大3ファイル、合計32MB以下です。直接添付したファイルはそのチャット内で使うもので、共有データベースへ自動保存されません。継続してチームの資料を参照する場合は、データベースの保存先と共有権限を別に考えます。

Brainの無料枠は月1,000クレジットです。会議録やデータベースを参照する質問・回答は100、スライド生成は300クレジット。通常Nottaの有料契約だけでBrainの有料枠が付くわけではありません。利用量の考え方はBrainの無料枠と料金で確認できます。

数字と引用は元資料で確かめる

読み手へ渡す前には、試験の2社・4週間と、開発2名・最大2週間の遅れを、それぞれD1〜D3へ戻って確かめます。引用する文は前後も読み、希望や提案が決定へ変わっていないかを見ます。細かな確認方法はAI回答のファクトチェックで紹介しています。

状況	適合	判断理由
複数の会議とPDFをまとめて調べる	向く	同じ問いで複数資料を整理したい
会議の変化と調査結果を1枚にする	向く	出来事の順番を追い、形式の違う資料を合わせる必要がある
一つの短い文書だけを要約する	過剰になりやすい	通常の要約で足りる
元資料を確認できない	向かない	正式な報告の根拠を検証できない
社外クラウド保存が禁止	利用しない	組織の規程を優先する
法務・監査の最終判断を任せたい	向かない	AIが作った内容は、元の根拠資料や人の最終判断の代わりにならない

共有用に詳しい資料を付ける

1枚だけでは工数や条件を説明しきれない場合、根拠資料や補足スライドを後ろへ付けます。読み手が次に知りたい順に並べれば、最初から何枚も埋める必要はありません。

共有先に見せてよい範囲へ整え、参照資料名と日付を残しましょう。日常のメモを報告書へ整えたい場合はAIで報告書を作る方法も使えます。