社内文書をAIで検索する方法｜Notta Brainの無料枠とRAGとの違い

「共用備品は誰に確認する？」「この申請にはどの手順を使う？」。社内文書の場所を探すところから始めず、資料へ質問し、根拠と一緒に答えを読む方法があります。

Notta Brainは、Notta内の会議やアップロードした資料へチャットで質問するサービスです。無料枠は月1,000クレジット。まず短いマニュアルへ質問し、自分の仕事に合う答え方かを見たい方の候補になります。

短い備品マニュアルと回答の例

以下は、質問と回答の対応を説明する架空のマニュアルです。

p1：通常備品の購入には所属長の承認が必要。共用備品は管理担当へ確認する。 p2：申請書は社内の備品フォームを使う。海外への持出し条件は記載なし。

「確認する相手」と「承認する人」は、同じとは限りません。元の資料が管理担当への確認までしか書いていなければ、AIの回答もそこで止める形です。

Notta Brainに資料を渡す手順

1. 資料を絞る同じ仕事の最新版を添付。
2. 質問する結論と根拠の箇所を求める。
3. 原文と照合する通常と例外を混ぜていないかを見る。

1. Notta Web版で「Notta Brain」を開きます。
2. チャット欄のクリップアイコンから質問に使う資料を選びます。
3. 添付ファイル名が表示されたら、下の質問文を入力して送信します。ファイルだけでなく、質問文も一緒に入力します。
4. 回答を確認し、使う結果をコピーして自分の保存先へ残します。

Web版で直接添付する文書は、一度に最大3ファイル、合計32MB以下です。質問文も一緒に入れます。次は、上の資料へ渡す依頼の例です。

添付した備品マニュアルだけを使って答えてください。
通常備品と共用備品の確認先を区別し、根拠のページを付けてください。
資料にない条件は補わず、記載がないと説明してください。

同じ資料で、答えがある質問と、ない質問を比べると使い方が分かります。

直接添付と共有データベースの違い

チャットへ直接添付したファイルは、現在のチャット内で本人が使う資料です。共有データベースへ自動保存・公開されるわけではありません。

チームで続けて使う資料をデータベースへ置く場合は、既存のアクセス権や共有設定を確認します。PDFは現時点でファイル個別の権限管理がなく、ワークスペースの内部共有設定が適用されます。

内部共有をオンにすると設定された範囲でワークスペースのメンバーへ共有され、オフならアップロード本人だけが参照できます。この設定の変更は、新しくアップロードするPDFに対するものです。以前のPDFのアクセス権は後から切り替わりません。

会社でAIへの入力を認めた資料を使い、保存と閲覧の条件を合わせてください。マニュアルを読めることと、外部サービスへ保存してよいことは別です。

無料枠でできることと有料への切替

Brainフリーは毎月1,000クレジット、プレミアムは8,000クレジットです。会議録やデータベースを参照する質問・回答は1回100クレジット。直接添付で使ったクレジットは、設定の利用状況で確認できます。

無料枠を使い切ると機能利用が一時停止し、次の周期に枠が更新されます。自動で有料契約へ切り替わるわけではありません。Notta本体とBrainは利用枠が別なので、本体の有料プランを持っていてもBrainの枠が増えるとは限りません。

独自RAGを作る場合との違い

RAGは、関連する資料を検索し、その内容を根拠にAIの回答を作る方法です。Notta Brainで資料へ質問する使い方と、自社で検索・権限・更新を設計して独自RAGを運用する選択は分けて考えます。

特定のマニュアルへ質問したいなら、まず既製サービスの使い方が候補になります。データの保存先や画面、外部システムとの接続を自社向けに作りたいなら、Difyで社内FAQを作る方法や、プログラムでAIアプリを学ぶ講座へ進めます。

探す資料が見つかるだけでなく、なぜその答えになるかを確かめられるか。普段の質問とマニュアルを並べると、必要な機能を選びやすくなります。