商談メモからCRM・Slack・週報をAIで作る｜下書きとプロンプト例

CRMへ入力し、Slackへ共有し、金曜には週報へまとめ直す。同じ商談を何度も書いているなら、確認済みのメモを一つ作り、用途ごとに書き分けると、転記の手間を減らせます。

Nottaによると、録音から文字起こし・要約へ進め、SlackやSalesforceとも連携できます。複数の商談をまとめて振り返るならNotta Brainも候補です。ここでは、製品の自動連携とは分けて、人が確かめて反映する下書きの例を見ます。

入力となる商談と前週の状態

以下は、8月28日締めの営業週報を作る架空の記録です。

S101／A社：前週はデモ日未定。今回、9月2日のデモで合意。鈴木が8月31日までにURLを送る。開始月と人数は未決。CSV取込の対応範囲について質問あり。 S102／B社：見積送付済み。前週も今週も顧客の予算承認待ち。回答期限と理由の記録なし。 S103／C社：今週初回。CSV取込の対応範囲を質問し、製品担当への確認を希望。

共有条件は、営業内Slackへ予定・依頼を共有可、契約金額はCRM限定です。各記録は営業管理番号から参照できる設定とします。

項目	例	人が確認すること
商談の区別	顧客番号、商談管理番号、日時	同名企業や別の商談との取り違え
顧客の課題	現在の作業と困りごと	営業側の仮説を発言として書いていないか
決定	次回デモを行う	提案と合意を混ぜていないか
未決	対象人数、開始月	AIが推測で埋めていないか
約束	誰が、いつまでに、何をするか	主語、期限、相手への約束
数値	金額、数量、日付	元の発言・正式資料との一致
根拠	発言時刻、資料名	後から元情報へ戻れるか
見せる相手	CRMのみ、営業Slack可、管理職のみ	機密情報を広げないか

CRM下書きとSlack文の完成例

確認済みの入力だけから、S101のCRM下書きと営業内Slackへの共有文を作ってください。
決定、未決、担当、期限、参照する営業管理番号を区別します。
Slackへは契約金額を出さず、実際の反映や送信はしないでください。

スマホでは表を横にスクロールできます。

CRMへのリンクを使う場合は、実際の記録と閲覧権限を合わせます。上の例は管理番号で示しており、架空のURLを実際の案件リンクとして置いていません。

複数案件を週報にまとめる依頼文

S101〜S103を、前進、確認待ち、共通の質問、支援依頼、次週の予定に分けてください。
前週との違いが記録にある案件だけ、変化を書いてください。
期限や理由がなければ、記録なしとしてください。件数には営業管理番号を添えます。

予算の回答を待っていることと、期限超過は違います。この例には遅れを判断する期限がありません。製品担当への確認も希望の段階で、担当者が引き受けたとは書かない形です。

NottaのSlack・Salesforce連携の対象

Slack連携は全プラン、Salesforce連携はBusiness・Enterpriseが対象です。Slackでは会議の要約共有やコメント通知、Salesforceでは会話のハイライト等を関連するレコードへ自動追加できます。

連携を使う前に、上の3種類の書式で必要な項目を送れるか、人が確認するまで止められるかを確かめます。項目やタイミングが合わなければ、確認済みの文面を手動で反映する方法もあります。

Notta無料は月120分、1回3分まで。複数会議を参照するBrainは別の利用枠です。Brainの無料枠や契約は料金・機能の記事で確認できます。

人が反映する流れと二重登録を避ける工夫

CRMでは管理番号から既存記録を探し、新規登録か更新かを確かめます。Slackも宛先を見てから投稿します。自動連携を使う場合も、二重登録を防ぐ条件を別に確かめます。

反映結果が不明な場合は、送信先で処理済みの可能性もあるため、再送する前に記録を確認します。「未反映」「未送信」と分かった状態と、結果が分からない状態を分けると、同じ内容を重ねにくくなります。

録音・顧客情報・契約条件は会社と顧客の取り決めに従います。共有文には、その相手に必要な情報だけを残しましょう。顧客宛ての文章は商談後のお礼メールとToDoで扱っています。

一つの会議をその場のToDoへつなぎたい場合は、会議後の報告・共有文も参考になります。