アンケートの自由記述をAIで分析する方法｜分類・集計・報告の例

アンケートは集まったけれど、自由記述を読むだけで精いっぱい。良かった点と不満だった点を分け、報告書にまとめるところまで手が回らない。そんなときは、分類の下書きをAIに頼んでみると進めやすくなります。

Notta Brainなら、回答一覧のExcelを添付して、分類から改善案まで続けて相談できます。 「なぜこの分類にしたの？」「次回は何を変えたらよさそう？」と、同じ回答について聞き足せます。

ここでは、研修アンケートの5回答で試します。回答と分類の例は、説明用に作った架空のものです。

一つの回答から、良かった点と改善点を分ける

「全体として好評でした」だけでは、次回の研修をどう変えるか決まりません。Notta Brainには、良かった点と改善してほしい点を分けて挙げてもらいます。

1. 回答を添付回答IDを付けたExcelを渡す。
2. 意見ごとに分類肯定と改善希望を分ける。
3. 改善案へつなぐ原文と件数を確かめて採用する。

1．回答IDを付けたExcelを用意する

元の回答をすぐ探せるように、A01、A02のような番号を付けます。分析に使わない氏名やメールアドレスは外し、回答文に個人情報が含まれている場合も会社のルールに従って扱ってください。

1. Notta Web版で「Notta Brain」を開きます。
2. チャット欄のクリップアイコンから回答一覧のExcelを選びます。
3. 添付ファイル名が表示されたら、次の分類依頼文を入力して送信します。ファイルだけでなく、質問文も一緒に入力します。
4. 回答を確認し、使う結果をコピーして自分の保存先へ残します。

文書は最大3ファイル・合計32MBまで添付できます。詳しい条件は利用条件と料金の整理にまとめています。

2．一つの回答を、一つの分類に押し込まない

添付のアンケートを、教材・説明、演習時間、業務との関連、受講環境に分類してください。
出力列：回答ID／テーマ／肯定・改善希望／根拠となる原文。
一つの回答に複数の意見があれば、テーマごとに行を分けてください。
該当しない意見は「その他」とし、分類名を無理に当てはめないでください。
全回答IDを結果に残してください。

A01には「教材は分かりやすい」と「演習の時間が足りなかった」の両方が書かれています。AIが「不満」だけに分けたら、「教材を評価している部分も別の行に残してください」と頼みます。

最初は少ない回答で試し、分け方が合っているか見てください。納得できる分類ができたら、その分け方を保存しておくと、次回のアンケートにも使えます。

5回答から作る6行の分類表

入力の原文を残した完成例です。A01だけが二つのテーマに分かれます。

スマホでは表を横にスクロールできます。

3．気になるテーマから、改善案の下書きを作る

この例では、A01とA04が演習時間について書いています。次は、この2件を使って改善案を聞いてみます。

演習時間に関する回答IDと原文を挙げ、次回の変更案を二つ出してください。回答者が述べた事実と、あなたが提案する改善案は別の欄にしてください。

分類した内容を使って、そのまま報告文まで頼めます。1件だけだったA05の「音声が途切れた」という回答も忘れずに、次回の配信テストで確認する項目に入れましょう。

4．件数をExcelで確かめ、改善案を採用する

最後に、回答IDが全部あるか、同じ意見を重複して数えていないかを見て、Excelで件数を確認します。この例ではA01を二つに分けるので、5回答から6件の意見が出てきます。

この例なら、報告文は次のようにまとめられます。

分類表と、検討する案・実際に採用した案を分けて保存します。少数の意見も原文へ戻せるので、件数の多いテーマだけで報告を終えずに済みます。

定期アンケートなら、繰り返し使う量からプランを選ぶ

数件を一度読むだけなら、自分で分けても十分です。研修や顧客アンケートを何度も集計し、そのたびに報告書を作っている人には、Notta Brainが役立ちます。

無料枠は月1,000クレジットです。この5回答を材料に、分類と追加質問の使い方を試せます。分析から報告までを何回でも無料で使える、という枠ではありません。契約を考えるときは、文字起こし用のNottaとファイル分析をするBrainを取り違えないように、料金と使える量を確認します。