Excelの名寄せをAIで進める｜Notta Brainで表記ゆれを整理

取引先一覧に「株式会社青波」と「青波（株）」がある。同じ会社らしいけれど、近くにある「青波サービス」も一緒にしていいのかは分からない。名前を一つずつ調べていると、なかなか表の整理が終わりません。

こんなときは、Notta BrainにExcelを添付して、「同じ会社と思われる行と、その理由を並べて」と頼めます。 名前だけでなく、住所や法人番号も見てもらい、確認が必要な行を探します。

この記事では、練習用の5行で試します。Notta Brainが作る候補を自分で確認してからまとめる方法なので、元の一覧は消さずに残しておいてください。

似た名前を見つけたら、まとめてよいか理由を確かめる

架空の名簿・Notta Brainへ頼みたい整理

入力する2行

R01：株式会社青波
R02：青波（株）
住所・法人番号は一致。

欲しい候補表

R02 → R01の同一候補
理由：住所と法人番号が一致。
担当者が根拠を確認して確定。

「なぜ同じ会社だと思ったの？」と聞き返せるので、判断に迷う行を一つずつ調べられます。Notta Brainは名寄せ専用ソフトではありませんが、同じ会社の候補と理由を整理する手伝いに使えます。

5行を渡す行ID・名前・住所・法人番号を用意。
候補と理由を聞く根拠のない行は確認待ちにする。
Excelへ戻す元の行を消さず、対応表を保存。

1．Excelをコピーして、各行に番号を付ける

まずは下の表をExcelに入れて試してみてください。実際の取引先情報を使う場合は会社のルールを確認し、今回使わない個人名や連絡先は外しておきます。

行ID	取引先名	住所	法人番号
R01	株式会社青波	東京都A区1-2	1111111111111
R02	青波（株）	東京都A区1-2	1111111111111
R03	株式会社青波大阪支店	大阪府B市3-4	1111111111111
R04	アオナミ	空欄	空欄
R05	青波サービス株式会社	東京都C区5-6	2222222222222

社名・住所・法人番号はすべて架空です。行IDは、後から元の行を探せるように付けています。この例では会社単位で候補をまとめますが、請求先の管理なら支店を分けたいこともあります。「何を一つにまとめるか」は先に決めておきましょう。

2．Notta Brainへ添付し、照合ルールを文章で伝える

Notta Web版で「Notta Brain」を開きます。
チャット欄のクリップアイコンからExcelファイル1つを選びます。
添付ファイル名が表示されたら、下の照合ルールを入力して送信します。ファイルだけでなく、質問文も一緒に入力します。
回答を確認し、使う結果をコピーして自分の保存先へ残します。

.xlsx・.xlsに対応し、文書は一度に最大3ファイル、合計32MBまでです。

このExcelで、同じ法人の候補を整理してください。
出力列：行ID／まとめ先の候補ID／判断理由／同一候補・別法人・確認待ち／拠点の違い。
法人番号が異なる行はまとめないでください。
名前が似ているだけで、住所も番号もない行は確認待ちにしてください。
支店は法人単位の候補と拠点情報を分け、元の行は削除しないでください。
すべての行IDを一度ずつ出してください。

「表をきれいにして」だけでは、支店をまとめていいのか、どこまで同じ名前と見なすのかが伝わりません。自分のルールを添えて頼みます。気になる結果があれば、「R04をR01と同じ会社にした理由は？」と聞いてください。

3．5行で、どんな候補表を作れるか確かめる

この5行を人が確認すると、次のように分けられます。Notta Brainの実際の出力ではなく、回答を見比べるための例です。

すべての行IDを一度ずつ残すと、対応表は次の5行になります。R01も基準となる行として含めます。

行ID	まとめ先の候補ID	区分	判断理由	拠点情報
R01	R01	基準候補	基準にする元の法人情報	東京都A区1-2
R02	R01	同一候補	R01と法人番号・住所が一致	東京都A区1-2
R03	R01	同一法人候補	法人番号がR01と一致	大阪支店・大阪府B市3-4を別列で保持
R04	保留	確認待ち	住所・法人番号がなく、名前だけでは決めない	不明
R05	R05	別法人	法人番号がR01と異なる	東京都C区5-6

スマホでは表を横にスクロールできます。

R02 → R01候補

法人番号・住所が一致。根拠を確認してまとめ先を決める。

R03 → 同一法人候補

大阪支店という拠点情報は残す。請求先単位なら別管理を検討。

R04 → 確認待ち

名前が似ているだけ。住所・法人番号がなく、統合しない。

R05 → 別法人

法人番号が異なるため、R01とまとめない。

もしR04まで同じ会社としてまとめられたら、「住所も法人番号もない行は、確認待ちにしてください」と伝え直します。R03を請求先として分けたいなら、「同じ会社でも支店は別に残して」と付け加えます。

理由も表に残しておけば、同僚に相談するときも「この2行は法人番号が同じなので、まとめてよいか見てほしい」と説明できます。

4．確認済みの対応表をExcelへ戻す

回答はコピーして、元の一覧とは別のシートへ貼り付けます。行IDが全部そろっているかを確認し、社名や住所を調べて、どの行をまとめるか決めます。

最初から行を削除せず、「元の行ID→まとめた後の取引先ID」という対応表を作ると、間違いに気づいたときに戻せます。抜けた行や、二度出ている行がないかも見てください。

チャットに直接添付したファイルは、Nottaのライブラリへ自動保存されません。元のExcel、使ったルール、確認後の対応表は手元にも残しておきます。

名寄せの条件を考える段階なら、無料版から試せる

毎月まったく同じルールで整理するなら、Excelの処理を固定する方が楽なこともあります。Power Queryのあいまい一致は、テキスト列の似ている表記を探す別の方法です。類似した名前を見つけることと、同じ法人だと確定することは分けて使います。略称や支店名が混ざり、「この二つはまとめていい？」と迷う場面で、Notta Brainを試してみてください。

Brainの無料枠は月1,000クレジットです。Excelを添付して候補と理由を質問する使い方から試せます。名寄せ専用の機能や、分析が無制限に無料で使えるプランではありません。利用量が増えたら、無料版と有料版の違いを確認してください。